Har du hört talas om Packaging Project Management? Det är det bakomliggande arbetet i projekt för implementering av design, som är större än de dagliga retail packaging managementprojekten. Du hanterar en mängd designer, ännu fler artworks, med ständigt föränderligt innehåll som skapas och granskas av många intressenter, allt medan du möter snäva deadlines som inte kan försenas utan att det kostar skjortan.
Som projektledare för förpackningar på Collabra tenderar jag att tänka "i det kommande projektet behöver jag förmodligen inte ens hälften av mina noggranna förberedelser, jag är bara petig". Men jag har ännu inte upplevt ett projekt där de inte räddat oss minst en gång. Så när jag förmedlar min erfarenhet till nya kollegor, vill jag också dela dessa sju grundläggande punkter med dig:
Innehållsförteckning
Först och främst, ge ditt projekt en verklig fördel genom att använda en mjukvara för granskning och hantering av artworks. Denna mjukvara automatiserar uppgifter och låter alla teammedlemmar arbeta tillsammans på ett ställe. Cway erbjuder särskilt informativ projektledning för förpackningar, användarvänliga funktioner som till och med tillfälliga teammedlemmar kan använda med minimal utbildning, och den sköter återkommande uppgifter som aviseringar och framstegsrapporter som vanligtvis hanteras genom förvirrande och tidskrävande e-postmeddelanden. Det sparar massor av tid och ansträngning och minskar många risker.
Ju bättre vi förstår projektet och dess sortiment, desto fler fel kan undvikas. Vissa kunder rusar för att trycka bästsäljande artworks för att få saker i rullning, vilket gör ledningen tillfälligt nöjd, men det tvingar fram antingen inkonsekventa designlösningar för ovanliga förpackningar, eller kan kräva nya designlösningar för hela serien i en tid då designbyrån inte längre har tid. Så - att hantera ovanliga förpackningar tidigt säkerställer en mer solid projektplan och skyddar ditt varumärkes avsedda image, som du har investerat mycket i att uppnå.
Att försumma hantering av förpackningsinnehåll, som t ex att ignorera att godkänna det i förväg, eller att skapa listor med upprepade kopierade och klistrade innehåll, kan allvarligt störa projektet. Föreställ dig kaoset när en lång översättning, fylld med förbisedda fel, hamnar på flera artworks. Vi har varit tvungna att granska artworks med över 90 kommentarer vardera, samtidigt som vi lanserade 30 artworks i veckan och förberedde lika många för granskningsprocessen veckan därpå. Det var en handfull. För att förhindra detta problem samarbetar vi konsekvent med våra kunder i och mellan projekten för att hjälpa dem förbättra sina metoder för packaging project management. Ingen vill varken granska eller rätta till så många artworks, eftersom det kan försena vilket projekt som helst.
Vi tar alltid itu med de där till synes obetydliga problemen, för de tenderar att utvecklas till kraftig huvudvärk senare. I ett projekt för retail packaging management identifierade vår riskreduceringsgrupp en potentiell risk med två olika uppsättningar, adresser och ursprungsland som skulle påverka designen på olika sätt på olika förpackningar. Det tog ett tag att lösa det men visade sig vara ovärderligt för att hålla den övergripande projektplanen intakt. Att hantera en känd risk är mer hanterbart än en oväntad, så vi frågar runt i organisationen om vad som KAN hända. Vi kartlägger det okända så att även om vi kanske inte vet de exakta förändringarna, förstår vi deras natur och sannolikhet. Sedan håller vi ett nära öga på problemens utveckling och gör plats för eventuella förändringar i vår projektplan.
Omfattande förpackningsprojekt tillåter sällan en paus i organisationens reguljära uppgifter; istället läggs de ovanpå vardagliga uppgifter, vilket ofta orsakar stress och flaskhalsar. Därför planerar vi strategiskt våra projekt med hänsyn till våra kunders andra åtaganden. För att skapa gott om utrymme för vardagliga uppgifter schemalägger vi onlinegranskning på specifika datum. Detta tillvägagångssätt låter klienter ägna mer uppmärksamhet åt granskning på dessa utsedda dagar, vilket gör processen snabbare och mer tillförlitlig. Det ger dem också flexibiliteten att planera möten och ta itu med andra uppgifter de återstående dagarna.
Förändringar kommer att ske, du kan räkna med det. Vanligtvis påverkar dessa förändringar inte bara pågående arbete utan även tidigare levererad grafik, vilket potentiellt kan skapa kaos i projektet. Istället för att tillåta förändringar att försena projektet, skapar vi proaktivt flexibilitet i vår planering för att inrymma dem. Genom att upprätthålla ett något snabbare övergripande projekttempo skapar vi utrymme för "ändringsveckor" för att pausa projektet och hantera eventuella nödvändiga förändringar. Bästa scenariot: vi blir klara tidigare. Värsta scenariot: vi måste återkalla och implementera ändringar, men vi har åtminstone tid att göra det.
När förändringar uppstår kommer det att finnas beslut att fatta. Beslutsfattare tenderar att gå vidare när det är dags att implementera designer, vilket gör dem svåra att nå. En effektiv lösning är att planera korta beslutsmöten regelbundet under projektet. Före mötet ger vi en enkel beskrivning av problemet och potentiella lösningar för att möjliggöra snabba beslut. Allt eftersom projektet fortskrider behöver du färre av dessa möten, vilket ger beslutsfattare oplanerad extra tid för andra uppgifter.
Inkorporera dessa förberedelser i din strategi för packaging project management, och jag lovar att du kommer att vara mycket bättre rustad för att hantera komplexa projekt framgångsrikt. Eller ring oss så gör vi det åt dig.
Ekaterina Skalatskaia: 2024-okt-07 11:15:00
Timing is everything. In a market where trends shift overnight, getting your product to shelves before the competition is crucial. But moving faster...
Joanna Gränström: 2024-sep-02 07:38:10
ATT SKAPA NY FÖRPACKNINGSDESIGN ÄR SPÄNNANDE. OCH MYCKET ARBETE. VORE DET INTE FANTASTISKT OM DET OCKSÅ BLEV SOM DU TÄNKT DIG TILL SLUT, SÅ ATT ALLT...
Ekaterina Skalatskaia: 2024-aug-13 20:20:43
Att hantera godkännanden av designmaterial utan att följa upp framstegen är som att baka utan recept – risken är att det blir kaos istället för ett...
